Prestar, compartir y almacenar equipos de radio entre agencias

Por que importa compartir radios

Las comunicaciones son la unica funcion que toca todas las demas funciones en una escena. Cuando fallan, o cuando no pueden llegar a las personas que acaban de llegar a ayudar, nada mas funciona como deberia. Compartir equipos de radio entre agencias existe para resolver un puñado de problemas predecibles y recurrentes:

• Eventos de alta demanda. Un incidente grande puede poner mas personal en el terreno del que su agencia tiene radios para cubrir. Las compañias de ayuda mutua, un grupo de rehabilitacion, personal de mando adicional y personal de apoyo necesitan escuchar el trafico y ser escuchados.
• Interoperabilidad en ayuda mutua. Un departamento vecino puede operar en un sistema distinto, una banda distinta o un conjunto distinto de grupos de conversacion. Entregarle a un equipo entrante un radio ya programado para su sistema suele ser mas rapido y confiable que tratar de enlazar dos sistemas de forma improvisada.
• Cubrir un sistema que fallo. La infraestructura falla. Una torre se cae, un repetidor pierde energia, un controlador tiene una falla o el equipo fijo de una estacion de bomberos se daña. Los radios portatiles prestados o un repetidor prestado pueden mantener a una agencia comunicandose mientras se repara el sistema principal.
• Desastres y eventos de larga duracion. Las operaciones prolongadas agotan baterias, cargadores y repuestos. Un deposito regional puede reponer equipo desgastado o perdido durante un evento de varios dias.
• Equipar a personal que de otra manera no puede comunicarse con usted. La peor version de una respuesta de ayuda mutua es un equipo operando en su escena sin forma de contactar al mando. Un radio compartido o de deposito convierte a ese equipo de un riesgo en un recurso.

El hilo comun es que la necesidad es repentina y la preparacion no es opcional. Usted no puede programar, autorizar y capacitar durante el incidente para lograr la interoperabilidad. El trabajo se hace con anticipacion, en periodos de calma, con acuerdos firmados y equipo probado.

Radios de reserva y depositos regionales de interoperabilidad

Un deposito de radios es una reserva de radios portatiles (y por lo general baterias, cargadores, antenas de repuesto y a veces un repetidor desplegable) mantenida lista para prestar. Los depositos se mantienen en distintos niveles. Algunas agencias mantienen un pequeño deposito interno de repuestos. Muchas regiones mantienen un deposito compartido de interoperabilidad administrado por un condado, un consejo de gobiernos, una autoridad regional de comunicaciones o una oficina estatal de gestion de emergencias. El modelo especifico de propiedad y administracion varia mucho, asi que confirme como esta organizado el deposito de su region en lugar de suponerlo.

Un deposito bien administrado es mas que una caja de radios. Por lo general incluye:

• Radios pre-programados con canales comunes de interoperabilidad para que a cualquier respondedor se le pueda entregar uno y llegar a una via de comunicacion compartida.
• Baterias frescas, cargadas y rotadas. Las baterias envejecen se usen o no, asi que un deposito necesita un ciclo de mantenimiento, no solo un estante.
• Contenido documentado y un procedimiento de despliegue para que el deposito pueda solicitarse, liberarse, transportarse y controlarse bajo presion.
• Un custodio designado que sabe que hay en el, lo mantiene actualizado y controla quien puede tomar equipo de el.

El valor de un deposito es que es una cantidad conocida y probada. Todos los que podrian usarlo pueden planificar con base en un conjunto consistente de canales y una pieza de equipo consistente. Esa previsibilidad vale tanto como los radios mismos.

Programacion, licencias y autorizacion

Un radio prestado no funciona simplemente al conectarlo. Para funcionar en su sistema debe estar programado con los canales correctos, los grupos de conversacion, las claves de cifrado (si las hay) y los parametros del sistema. En sistemas troncalizados el radio tambien puede necesitar ser reconocido por el sistema, lo que puede implicar un identificador que el administrador del sistema debe inscribir o autorizar. Este es un trabajo tecnico realizado por personal calificado usando el software y los cables correctos, y no es algo que un equipo haga en la parte trasera del carro.

La programacion se apoya en una capa de licencias y autorizacion que no se puede improvisar. El espectro de radio esta regulado, y la autoridad para operar en un canal o sistema determinado recae en un titular de licencia y, en sistemas compartidos, en un ente que controla el acceso. Algunos principios que se mantienen en general:

• Operar en una frecuencia o sistema requiere autorizacion de quien tenga la licencia y controle el acceso. Prestar un radio no otorga automaticamente a quien lo recibe el derecho a transmitir en canales que no esta autorizado a usar.
• Los canales de interoperabilidad y ayuda mutua suelen existir precisamente para que agencias externas puedan ser autorizadas a usarlos, a menudo bajo acuerdos de uso compartido definidos o planes regionales. Eso es distinto de poner a un equipo externo directamente en los grupos de conversacion del trabajo diario de su agencia.
• El cifrado agrega otra capa. Si su sistema usa cifrado, un radio prestado necesita las claves correctas cargadas, y la gestion de claves esta muy controlada por buenas razones. Compartir claves es una decision de politica, no una decision de campo.
• Quien puede programar un radio debe estar claramente establecido. Una agencia que recibe un prestamo no debe reprogramar un radio prestado sin permiso, porque hacerlo puede borrar la configuracion del propietario y crear problemas de licencia.

Debido a que las reglas sobre licencias, acceso al sistema y autorizacion difieren de una region a otra y de un sistema a otro, trate los detalles como algo que debe verificar con su administrador de radio y su autoridad de licencias. No suponga que porque un radio transmite fisicamente, su uso en un canal determinado esta autorizado.

El acuerdo escrito lo es todo

Toda discusion sobre compartir radios termina volviendo a una pregunta: que acordamos por escrito antes de que esto sucediera? Un apreton de manos funciona bien hasta que un radio se pierde en un rescate en agua rapida, se cae de un techo, o simplemente nunca regresa. Un acuerdo escrito, a menudo un acuerdo de ayuda mutua o un memorando de entendimiento especifico, debe responder las preguntas predecibles antes de que alguien este bajo presion. Como minimo, aborde:

• Propiedad. Quien es dueño del equipo, y prestarlo cambia eso de alguna manera? (No deberia, y el acuerdo debe decirlo.)
• Responsabilidad de mantenimiento. Quien mantiene el equipo en condiciones de servicio, quien paga las baterias y las reparaciones, y quien es responsable de mantener la programacion actualizada.
• Responsabilidad por perdida o daño. Si un radio prestado se pierde, es robado o destruido, quien asume el costo y como se determina eso. Especifique el desgaste normal frente a la negligencia si puede.
• Condiciones de devolucion. Cuando se devuelve el equipo, en que condicion, a quien y como se documenta la devolucion para que ambas partes acuerden que el prestamo se cerro.
• Autoridad de programacion. Quien puede reprogramar el radio, y la obligacion de quien lo recibe de no alterar la configuracion sin permiso.
• Uso autorizado. Que canales y grupos de conversacion tiene permitido usar quien recibe el prestamo, vinculado a la capa de licencias y autorizacion mencionada arriba.
• Activacion y costo. Como se solicita y se aprueba un prestamo o el despliegue de un deposito, y como se manejan los costos, lo cual importa para el reembolso en casos de desastre.

Nada de esto es extraño. Es el mismo conjunto de preguntas que hace cualquier organizacion cuando presta equipo valioso a otra organizacion. Los radios simplemente agregan las complicaciones de licencias y programacion, por lo que el acuerdo debe referirse a ellas explicitamente.

Registro e inventario para que el equipo no desaparezca

El equipo prestado desaparece en la confusion de un incidente grande. Los radios se entregan a un equipo, el equipo rota, el radio se va a casa en un bolsillo, y tres semanas despues nadie puede decir donde esta. Prevenga esto con un registro disciplinado que comience en el momento en que un radio sale de las manos del custodio:

• Identificadores unicos. Cada radio necesita un numero de serie y, idealmente, una etiqueta de activo visible o un numero de unidad para que pueda entregarse y devolverse controlado por un identificador especifico.
• Un registro de entrega. Capture quien recibio cada radio, de que agencia, cuando y para que asignacion. En un incidente grande, vincule el radio a una persona o un recurso, no solo a una agencia.
• Un inventario actualizado. El custodio debe poder decir en cualquier momento cuantos radios estan afuera, quien los tiene y cuantos quedan. Esto tambien es lo que le indica cuando el deposito se esta agotando a mitad de un evento.
• Un registro de devolucion. Cerrar el ciclo es donde fallan la mayoria de los sistemas. La devolucion debe documentarse con la misma disciplina que la entrega, anotando el estado, para que un radio faltante se detecte de inmediato en lugar de en el siguiente inventario.
• Control de accesorios. Las baterias, los cargadores, las antenas de repuesto y los microfonos de bocina remota son faciles de perder y caros de reemplazar. Tambien deben registrarse.

Un buen registro no es burocracia por si misma. Es lo que le permite recuperar equipo costoso, cerrar un acuerdo de forma limpia y responder honestamente por la propiedad publica cuando la revision posterior a la accion pregunte a donde fue a parar todo.

Probar el equipo prestado antes de depender de el

El momento de descubrir que un radio prestado no funciona no es cuando un equipo esta dentro de una estructura pidiendo auxilio. Pruebe antes de depender de el, siempre:

• Energia y bateria. Confirme que el radio enciende con una bateria con carga real, no una bateria que marca llena pero se agota en una hora. Verifique que tiene cargadores y baterias de repuesto que encajen.
• Programacion correcta. Confirme que el radio esta en los canales y grupos de conversacion que espera, con las etiquetas correctas, para que un miembro del equipo no ande buscando la zona correcta bajo presion.
• Una prueba de radio en vivo. Active el radio y confirme la comunicacion bidireccional con el sistema real y el despacho que va a usar, no solo de radio a radio en el estacionamiento. En sistemas troncalizados, confirme que el radio realmente se afilia y esta autorizado.
• Cobertura donde importa. Si la operacion sera dentro de una estructura grande, en un sotano o en una zona muerta conocida, pruebe alli si puede. La cobertura que esta bien afuera puede desaparecer adentro.
• Accesorios. Pruebe el microfono de bocina o el auricular que realmente usara el equipo, ya que una falla ahi puede silenciar un radio que por lo demas funciona.

Capacitar a los equipos en radios desconocidos

Un radio que un bombero nunca ha sostenido es un riesgo bajo presion. Los modelos difieren en como se cambia de canal, se ajusta el volumen, se transmite, se envia una alerta de emergencia y se lee la pantalla. Cuando presta equipo a otra agencia, o lo recibe prestado, asuma que el usuario no esta familiarizado y cierre esa brecha:

• Cubra lo basico rapido. Encendido, volumen, seleccion de canal o zona, presionar para hablar, y como enviar una activacion de emergencia si el radio la tiene. Esas cinco cosas cubren la mayor parte de lo que un equipo necesita en la primera hora.
• Estandarice donde pueda. Si una region comparte equipo, acordar diseños de programacion comunes y nombres de canal consistentes en todo un deposito reduce enormemente la curva de aprendizaje. Un respondedor que se ha capacitado una vez en el deposito puede usar cualquier unidad de el.
• Practique con anticipacion. Las agencias vecinas que planifican y ensayan el uso compartido antes de un evento son las que se benefician de el durante un evento. Incorpore los radios de deposito y el equipo prestado en la capacitacion conjunta y los ejercicios para que la primera vez que un equipo use uno no sea durante un incidente real.
• Provea una referencia rapida. Una simple tarjeta plastificada en el deposito que muestre los controles y los canales clave ayuda mucho mas a un usuario estresado y poco familiarizado que un manual completo.

Aqui es donde la planificacion previa da sus frutos de manera mas visible. Cuando las agencias vecinas han acordado canales compartidos, han estandarizado la programacion del deposito, han firmado los acuerdos y se han capacitado juntas, la interoperabilidad deja de ser una carrera improvisada y se convierte en rutina. Un equipo llega, recibe un radio que reconoce, se activa en un grupo de conversacion que conoce, y de inmediato es parte de la operacion. Ese es el beneficio completo, y solo esta disponible para las agencias que hicieron el trabajo antes del incidente.

Puntos clave

• Planifique el uso compartido antes de necesitarlo. La programacion, las licencias, los acuerdos y la capacitacion deben hacerse con anticipacion. No se puede construir la interoperabilidad durante el incidente.
• Trate un deposito como un compromiso continuo. Asigne un custodio y mantenga los radios, las baterias y la programacion actualizados, o el deposito fallara el dia que se abra.
• Respete la capa de licencias y autorizacion. Que un radio transmita no significa que el uso este autorizado. Verifique el acceso a canales y sistemas con su administrador de radio y su autoridad de licencias, y controle quien puede programar el equipo compartido.
• Pongalo por escrito. La propiedad, el mantenimiento, la responsabilidad por perdida o daño, las condiciones de devolucion, la autoridad de programacion y el uso autorizado deben estar en un acuerdo firmado.
• Registre cada unidad y accesorio. Entregue y reciba el equipo por numero de serie para que los radios prestados no desaparezcan y los prestamos se cierren limpiamente.
• Pruebe antes de depender del equipo. Una prueba de radio en vivo, la programacion correcta y una bateria real, siempre, antes de que el equipo llegue a una asignacion.
• Capacite para equipo desconocido. Cubra los cinco elementos basicos, estandarice la programacion en todo el deposito, y ensaye el uso compartido con los vecinos para que sea rutina cuando cuente.