Como construir un Plan de Comunicaciones de Radio del Incidente (el ICS-205) para incidentes reales

Que es el ICS-205 y por que importa

El Sistema de Comando de Incidentes (ICS, por sus siglas en ingles) es la estructura estandar de manejo ante todo tipo de peligros usada en bomberos, servicios medicos de emergencia y manejo de emergencias bajo el Sistema Nacional de Manejo de Incidentes (NIMS). El ICS depende de una familia de formularios estandarizados para que personas de distintas agencias puedan integrarse a un mismo incidente y entenderlo de la misma manera. Uno de esos formularios es el ICS-205, el Plan de Comunicaciones de Radio del Incidente. Es el documento unico que establece como se organizaran las comunicaciones de radio durante un periodo operacional dado.

La razon por la que importa es sencilla. La radio es un recurso compartido y limitado. Toda escena tiene mas personas que quieren hablar de las que un solo canal puede soportar con claridad. Sin un plan, el trafico de comando, las asignaciones tacticas, las solicitudes de logistica y la ayuda mutua chocan todos en una misma frecuencia, pisandose entre si justo en el momento en que una comunicacion clara es mas critica. El ICS-205 resuelve esto decidiendo, de antemano, que canales o grupos de conversacion pertenecen a cada parte de la operacion.

Piense en esto como el plano de asientos para las ondas de radio. Cuando todos saben donde deben hablar, las personas correctas escuchan el trafico correcto, y los mensajes importantes no quedan enterrados bajo la charla de rutina.

Que registra realmente el plan

En su esencia, el ICS-205 es una tabla. Cada fila describe un canal de comunicaciones o grupo de conversacion y como se usara durante el periodo operacional. Las columnas exactas varian segun la version del formulario, pero el plan esta disenado para responder un conjunto constante de preguntas para cada canal:

• Como se llama este canal? Un nombre claro en lenguaje sencillo o una etiqueta de funcion que las cuadrillas puedan reconocer, en lugar de solo una designacion tecnica.
• Quien lo usa? La funcion, unidad o asignacion a la que el canal esta dedicado, como comando, una division o grupo, o logistica.
• Para que sirve? El proposito o tipo de trafico que le corresponde, para que las personas sepan que decir alli y que evitar decir.
• Cuales son las configuraciones tecnicas? La informacion que los tecnicos de radio necesitan para programar y verificar correctamente el canal para la operacion.

El plan tambien suele llevar informacion de encabezado que lo vincula a un incidente y periodo operacional especifico, ademas de un espacio para observaciones y un registro de quien lo preparo y aprobo. Ese marco es importante. Un ICS-205 no es una lista permanente de frecuencias. Es una fotografia de como estan configuradas las comunicaciones para un periodo de un incidente, y esta pensado para ser reemplazado cuando la situacion cambie.

Note lo que el formulario mantiene deliberadamente simple. No es un manual tecnico y no esta pensado para leerse como uno. Los mejores planes usan nombres de funcion en lenguaje sencillo para que un bombero que baja de la unidad pueda ver rapidamente la asignacion y saber de inmediato donde esta comando, a donde va su trafico tactico y como contactar al apoyo.

Asignacion de canales por funcion

El centro de un plan de comunicaciones consiste en hacer coincidir los canales con las funciones del incidente. Los incidentes grandes y complejos separan el trafico en canales distintos para que ninguna conversacion domine. Las categorias funcionales mas comunes incluyen:

• Comando. Trafico entre el comandante del incidente, el personal de comando y los jefes de seccion o supervisores. Este canal lleva direccion estrategica y actualizaciones de estado, y debe mantenerse libre de la charla tactica de rutina.
• Tactico. Canales asignados a las divisiones, grupos o ramas que realizan el trabajo directo. Un solo canal de comando puede alimentar varios canales tacticos, uno por cada area operacional, para que las cuadrillas que trabajan en una parte de la escena no esten escuchando trafico ajeno de otra.
• Apoyo y logistica. Un canal para solicitudes de recursos, movimiento de suministros, area de espera y el trabajo de respaldo que mantiene funcionando la operacion. Mantener esto fuera de los canales tacticos protege a las cuadrillas que hacen extincion, rescate o atencion a pacientes de interrupciones.
• Operaciones aereas. Cuando hay aeronaves involucradas, la coordinacion aire-tierra se mantiene en su propio canal dedicado por razones obvias de seguridad. El trafico de aviacion no puede competir con la charla terrestre.

La combinacion exacta depende del incidente. Un incendio estructural con ayuda mutua podria manejar comando mas un canal tactico y un canal dedicado de seguridad en el terreno. Un incidente en area rural podria manejar varios canales tacticos por division mas operaciones aereas. Una respuesta a un incidente con multiples victimas podria separar comando, triage y tratamiento, y coordinacion de transporte. El principio es constante: dar a cada funcion importante un lugar para hablar, de modo que el trafico importante no compita por espacio en el aire.

Como encaja en el plan de accion del incidente

El ICS-205 no existe de forma aislada. Para un periodo operacional planeado, es un componente mas del Plan de Accion del Incidente (IAP), el conjunto de documentos que establece objetivos, asignaciones y apoyo para ese periodo. El plan de comunicaciones se ubica junto con las demas piezas para que, cuando una cuadrilla lea su asignacion, tambien pueda ver exactamente que canales respaldan esa asignacion.

Esta conexion es lo que hace que el plan sea operativo y no solo teorico. Un supervisor de division deberia poder mirar su asignacion tactica y, en el mismo paquete del IAP, encontrar el canal que debe usar, el canal en el que esta comando y como contactar al apoyo. El plan de comunicaciones hace que el resto del plan de accion sea ejecutable, porque las asignaciones significan poco si las personas no pueden coordinarlas.

Debido a que el IAP se construye para un periodo operacional especifico, el plan de comunicaciones tambien se actualiza en cada periodo. A medida que cambian los objetivos, llegan o se desmovilizan recursos y cambia la geografia del incidente, las asignaciones de canales se revisan y se vuelven a emitir. Un plan de hace doce horas puede ya no coincidir con el incidente que tiene enfrente.

El rol del lider de la unidad de comunicaciones

En un incidente que crece, alguien tiene que hacerse cargo de las comunicaciones. En la estructura del ICS, esa responsabilidad esta dentro de la Seccion de Logistica, y el puesto mas asociado con la elaboracion del ICS-205 es el Lider de la Unidad de Comunicaciones. Esta es la persona que planea como se comunicara el incidente, coordina la instalacion y distribucion de radios y equipos, y prepara el plan de comunicaciones de radio para cada periodo operacional.

En incidentes mas pequenos, puede que no exista una unidad de comunicaciones formal, y el comandante del incidente o un oficial designado se encarga del mismo razonamiento a menor escala. La funcion existe aun cuando el titulo no. Alguien esta decidiendo donde habla comando, donde habla el area tactica y como se contacta al apoyo, ya sea que quede plasmado en un ICS-205 formal o se resuelva de manera verbal en un llamado con dos unidades.

El valor de nombrar el rol es la responsabilidad. Cuando una persona es duena del plan de comunicaciones, los canales se asignan de forma deliberada, los conflictos se resuelven, y el plan se informa y se actualiza en lugar de irse deteriorando. En un incidente grande o de larga duracion, esa titularidad marca la diferencia entre una imagen coherente de radio y un desorden general.

Una version simplificada para departamentos pequenos y eventos planeados

Es facil suponer que el ICS-205 es solo para incidentes grandes y complejos con una estructura de comando completa. En la practica, una version simplificada es una de las herramientas mas utiles que tiene un departamento pequeno, tanto para operaciones de rutina como para eventos planeados.

Para las operaciones de rutina, muchos departamentos manejan un plan de comunicaciones estandar y simplificado: un canal de despacho, un canal de terreno o tactico, y una forma de contactar la ayuda mutua. Dejarlo por escrito, aunque sea como referencia de una sola pagina, significa que todo el personal, incluidos los nuevos ingresos y los socios de ayuda mutua, conoce las asignaciones estandar de canales antes de que algo salga mal.

Para los eventos planeados, un ICS-205 ligero es muy util. Un desfile, una feria, un partido de futbol, una quema controlada o un festival comunitario se benefician de definir las asignaciones de canales con anticipacion. Quien esta en comando, que canal maneja lo medico, como lo contacta la seguridad del evento y a que canal se cambiaria si se presentara una emergencia real. Estas son decisiones que se toman mejor en una mesa de planificacion, no sobre la marcha.

• Manejelo con lo que realmente usa. Un departamento pequeno no necesita diez canales en papel. Dos o tres canales bien asignados y claramente etiquetados son mejores que un plan elaborado que nadie sigue.
• Use nombres de funcion en lenguaje sencillo. "Comando", "Terreno" y "Medico" son mas faciles de aplicar bajo presion que solo designaciones tecnicas.
• Construya a partir de sus operaciones estandar. Empiece con la forma en que ya trabaja dia a dia, y luego ajuste para el evento o incidente especifico.

El objetivo no es hacer papeleo por hacerlo. Es que todos, incluidos los socios que normalmente no trabajan con usted, lleguen ya sabiendo por donde hablar.

Distribuir, informar y actualizar el plan

Un plan de comunicaciones que se queda en la unidad de comando no ayuda a nadie. El plan solo funciona si las cuadrillas realmente conocen sus canales, lo que significa que la distribucion y la sesion informativa son tan importantes como el plan mismo.

Distribuyalo donde las cuadrillas lo vean. En un incidente formal, el plan de comunicaciones viaja junto con el IAP y se entrega en la sesion informativa operacional. En incidentes mas pequenos, puede ser tan simple como que comando anuncie las asignaciones de canal por radio y confirme que las unidades acusen recibo. Sea cual sea el metodo, las asignaciones tienen que llegar a las personas que las necesitan antes de que las necesiten.

Informe en lenguaje sencillo. Una buena sesion informativa le dice a las cuadrillas donde esta comando, que canal lleva su trafico tactico, a donde dirigir las solicitudes de apoyo y donde esta operaciones aereas si hay aeronaves involucradas. Manten gala corta y concreta. Las personas recuerdan tres o cuatro asignaciones claras mucho mejor que una tabla densa leida en voz alta.

Confirme que las cuadrillas puedan alcanzar su canal. Asignar un canal no es lo mismo que verificar que las radios esten programadas y funcionando. Al inicio de una operacion, una verificacion rapida de radio en cada canal asignado detecta fallas de programacion antes de que se conviertan en problemas de seguridad.

Actualicelo a medida que el incidente crece. Aqui es donde fallan muchos planes. Un incidente que empieza con un solo canal tactico puede necesitar un segundo canal de division una hora despues, o un canal de apoyo dedicado una vez que la logistica se intensifica. Cuando el plan cambia, el cambio tiene que comunicarse y, en incidentes formales, reemitirse para el siguiente periodo operacional. Un plan de comunicaciones desactualizado es peor que no tener ninguno, porque las personas confian en el y actuan segun asignaciones obsoletas.

Puntos clave

• El ICS-205, Plan de Comunicaciones de Radio del Incidente, es material estandar del NIMS/ICS que asigna canales y grupos de conversacion a las funciones de un incidente, de modo que comando, tactico, apoyo y operaciones aereas tengan cada uno un lugar para hablar.
• Su funcion principal es responder, para cada canal, como se llama, quien lo usa y que le corresponde, en lenguaje sencillo que las cuadrillas puedan aplicar bajo presion.
• El plan forma parte del plan de accion del incidente en general y se actualiza en cada periodo operacional a medida que cambia el incidente.
• En incidentes que crecen, el Lider de la Unidad de Comunicaciones dentro de la Seccion de Logistica es el responsable del plan; en los pequenos, el comandante del incidente o un oficial designado cumple la misma funcion.
• Incluso los departamentos pequenos se benefician de una version simplificada y estandar para las operaciones de rutina y los eventos planeados, construida a partir de como ya trabajan.
• La distribucion, la sesion informativa, las verificaciones de radio y las actualizaciones oportunas son lo que convierte un plan escrito en cuadrillas que realmente conocen sus canales.
• Siempre confirme los formularios ICS vigentes y el plan de comunicaciones de su region o agencia antes de construir uno para un incidente real.