El rol del Lider de la Unidad de Comunicaciones (COML) para departamentos pequeños

Que es realmente el rol de COML

El Lider de la Unidad de Comunicaciones es un puesto definido dentro del sistema de comando de incidentes usado en toda la seguridad publica de Estados Unidos. Bajo el marco nacional de manejo de incidentes, un incidente se organiza en secciones funcionales: operaciones, planificacion, logistica, y finanzas o administracion. Las comunicaciones se ubican dentro de la seccion de logistica. Cuando se establece una unidad de comunicaciones, la persona a cargo de ella es el COML.

Quitando la sigla, el trabajo es sencillo de describir. El COML es la persona responsable de asegurar que todos en el incidente puedan comunicarse con quienes necesitan comunicarse. Eso significa decidir que canales de radio o grupos de conversacion se asignan a que funciones, escribir ese plan para que nadie tenga que adivinar, asegurarse de que el plan se comparta, y resolver los problemas de comunicacion a medida que surgen. El COML no comanda el incidente ni dirige la tactica. El COML hace que las herramientas de comunicacion funcionen para que quienes dirigen la tactica puedan hacer su trabajo.

Ayuda pensar en el COML como un rol de apoyo, no un rol de mando. El comandante del incidente es dueño de la estrategia. El jefe de operaciones es dueño de la tactica. El COML es dueño de la tuberia que lleva todo eso de un lado a otro. Cuando la tuberia funciona, nadie lo nota. Cuando falla, todo se hace mas lento y la seguridad se ve afectada.

Por que un incidente que crece necesita una persona dedicada a comunicaciones

En una llamada de rutina, las comunicaciones no son complicadas. Un par de unidades, un canal, todos escuchan a todos. El comandante del incidente puede tener toda la imagen en su cabeza. Aqui es donde la mayoria de los departamentos pequeños pasan la mayor parte de su tiempo, y funciona bien.

El problema empieza cuando el incidente crece. Piense en lo que cambia cuando una respuesta de una sola unidad se convierte en un evento multiagencia de varias horas:

• Llegan mas unidades, y un solo canal se satura al punto de que el trafico urgente se pisa.
• Los socios de ayuda mutua llegan con radios distintas, programadas con nombres de canal diferentes, a veces en sistemas completamente distintos.
• Distintas funciones necesitan hablar entre si sin saturar el canal principal. Operaciones, suministro de agua, zona de espera y area medica quieren cada uno su propio espacio.
• Alguien reporta una emergencia o un mensaje de trafico de emergencia, y ese mensaje tiene que atravesar todo lo demas de inmediato.
• Las radios fallan, las baterias se agotan, la cobertura cae dentro de una estructura grande, y alguien tiene que resolverlo mientras el incidente sigue avanzando.

Ahora pidale al comandante del incidente que maneje todo eso mientras tambien maneja la emergencia real. No funciona. El comandante no puede estar dirigiendo la estrategia y al mismo tiempo actuando como un director humano de canales, llevando el control de quien esta en que grupo de conversacion y resolviendo problemas con la radio de una agencia asociada. Ese es exactamente el momento en que la funcion de comunicaciones necesita entregarse a otra persona. El COML existe para que el comandante del incidente pueda dejar de ser el conmutador y volver a comandar.

Como se ajusta el rol en un departamento pequeño

Este es el panorama honesto para un departamento voluntario o combinado pequeño. Usted no va a mantener a un COML calificado sentado en la estacion esperando un incidente grande. Puede que nunca tenga uno formalmente certificado. Eso no significa que la funcion no le aplique. Significa que la funcion normalmente empieza como un sombrero que usa el comandante del incidente, y luego se entrega cuando el incidente lo amerita.

En un incidente pequeño, el comandante del incidente es, por defecto, el gerente de comunicaciones de facto. Eso es apropiado. La habilidad esta en reconocer el punto de quiebre, el momento en que el comandante ya no puede hacer bien ambos trabajos, y entregar deliberadamente las comunicaciones a otra persona. En un departamento pequeño, esa otra persona podria ser un oficial fuera de turno que responde, un jefe de un socio de ayuda mutua, un despachador llevado a un rol de apoyo, o, en un incidente grande, un COML formalmente calificado solicitado a traves del sistema regional o estatal.

Ajustar la escala no significa saltarse la funcion. Significa dimensionarla correctamente. En un incendio estructural pequeño, un solo canal de escena y una orden clara para el trafico de emergencia pueden ser todo el plan de comunicaciones, y el comandante lo mantiene en su cabeza. En un incidente de varios dias, usted solicita un especialista en comunicaciones capacitado y establece una unidad real. El mismo rol se extiende a lo largo de todo ese rango. Lo que importa para un departamento pequeño es saber en que punto de esa escala se encuentra en cada momento, y saber como escalar antes de verse desbordado.

Que hace un COML en un incidente real

Ya sea que el rol lo tenga un especialista totalmente certificado o un oficial que asume el sombrero por una hora, las tareas centrales son las mismas. Vale la pena detallarlas claramente porque son las que cualquier lider de un departamento pequeño deberia poder realizar en su forma basica.

Construir y comunicar el plan de comunicaciones del incidente. El producto central del rol es el plan de comunicaciones. En su forma mas simple, es un documento corto que indica que canales o grupos de conversacion se asignan a que funciones: comando, operaciones tacticas, aire-tierra cuando aplique, zona de espera, area medica, y asi sucesivamente. En el sistema de comando de incidentes esto se registra en un formulario estandar de plan de comunicaciones por radio del incidente. En un incidente pequeño, el plan podria ser tres lineas escritas en un tablero de comando. Lo importante es que quede por escrito y compartido, no solo en la memoria de una persona.

Coordinar la interoperabilidad. Cuando agencias que normalmente no trabajan juntas responden al mismo incidente, alguien tiene que asegurarse de que realmente puedan comunicarse. Esto puede significar asignar un canal regional de interoperabilidad compartido, enlazar dos sistemas donde el equipo lo permita, o simplemente asegurarse de que una cuadrilla de ayuda mutua sepa que canal seleccionar en su radio y confirmar que pueda escuchar a comando. La interoperabilidad tiene menos que ver con tecnologia sofisticada y mas con coordinacion deliberada antes de que se presente la confusion.

Llevar el control de recursos y canales. El COML mantiene un registro de que recursos de comunicaciones estan en juego: que canales estan asignados, cuales siguen disponibles, que radios portatiles y repetidoras estan funcionando, y donde estan los vacios. En un incidente grande esto es un inventario real. En uno pequeño es una nota mental de que el segundo canal se esta reservando.

Resolver problemas de radio. Cuando una cuadrilla no puede escucharse dentro de un edificio, cuando una repetidora esta fuera de alcance, cuando dos unidades se pisan al hablar, cuando las radios de una agencia asociada estan en el sistema equivocado, el COML es quien diagnostica y resuelve el problema. Esta es la parte mas practica del trabajo y aquella donde mas importa conocer bien el equipo propio.

• Asignar canales a las funciones y dejar el plan por escrito.
• Confirmar que cada unidad, incluyendo la ayuda mutua, conozca y pueda alcanzar su canal asignado.
• Proteger una via para el trafico de emergencia y mayday.
• Mantener una imagen actualizada de que esta funcionando y que no.
• Escalar para pedir mas recursos de comunicaciones antes de que la configuracion actual se vea desbordada.

El rol tecnico: COMT

Junto al COML existe un puesto tecnico relacionado, el Tecnico de Comunicaciones, o COMT. La distincion vale la pena entenderla porque los dos roles cubren terreno diferente.

El COML es el gerente. El COML piensa en el plan, las asignaciones, la coordinacion y la imagen general de quien necesita hablar con quien. El COMT es el especialista tecnico practico que instala y mantiene el equipo fisico de comunicaciones: repetidoras portatiles, puertas de enlace que conectan sistemas distintos, paquetes de comunicaciones desplegables, antenas y energia. En un incidente grande, el COML dirige la estrategia de comunicaciones y el COMT hace que el hardware funcione en el campo.

Para un departamento pequeño, la realidad honesta es que rara vez tendra ninguno de los dos roles en su forma formal y certificada. Pero la estructura de dos partes es un modelo mental util. Existe la persona que decide como deben organizarse las comunicaciones, y existe la persona que hace que el equipo funcione fisicamente. Incluso en una version de una sola persona del rol, ambos trabajos siguen teniendo que suceder. Entender esa division ayuda a reconocer cuando se necesita solicitar ayuda externa: un problema de plan requiere apoyo gerencial, mientras que un problema de cobertura o de equipo puede requerir un tecnico y equipo especializado que sencillamente usted no posee.

Como se capacita y califica a alguien

El camino para calificarse como COML sigue el enfoque estandar de calificacion de puestos usado en todo el sistema de comando de incidentes, y generalmente tiene tres partes.

Capacitacion base en comando de incidentes. Antes de que alguien asuma un rol de lider de unidad de apoyo, se espera que tenga los cursos basicos de manejo de incidentes que todos en el sistema comparten, cubriendo los fundamentos del sistema de comando de incidentes y el marco nacional de manejo. Estos son los cursos comunes de nivel inicial que la mayoria de los socorristas ya completan al principio de su carrera.

Capacitacion especifica del puesto. Existe un curso dedicado para el puesto de lider de unidad de comunicaciones que enseña los detalles: construir un plan de comunicaciones, entender la interoperabilidad, trabajar con distintos sistemas de radio, y administrar la unidad. Esto tipicamente se imparte como un curso formal a traves de una autoridad estatal de capacitacion o un programa de formacion reconocido.

Experiencia supervisada y un registro de calificacion. La capacitacion en aula por si sola no hace a un COML calificado. Se espera que la persona desempeñe el rol bajo evaluacion en incidentes reales o ejercicios realistas, con su desempeño documentado frente a un conjunto definido de tareas en un libro de tareas del puesto. Cuando el libro de tareas se completa y es firmado por evaluadores calificados, y la autoridad patrocinadora certifica a la persona, esta obtiene la calificacion. Las calificaciones se mantienen a lo largo del tiempo mediante experiencia continua y actividad de actualizacion.

Debido a que la certificacion y el patrocinio se manejan a traves de autoridades estatales y regionales en lugar de por departamentos individuales, la mecanica especifica varia de un lugar a otro. Un departamento pequeño que quiera que un miembro persiga la calificacion debe contactar a su autoridad estatal de capacitacion o a su coordinador regional de interoperabilidad para conocer la ruta local exacta. Lo que se mantiene constante en todas partes es el patron: capacitacion base, capacitacion de puesto, y luego desempeño supervisado documentado que lleva a la certificacion.

Por que incluso un departamento pequeño se beneficia

Es razonable preguntarse por que todo esto importa si su departamento nunca va a dotar una unidad de comunicaciones formal. La respuesta es que la funcion no espera a que usted este listo. Los problemas de comunicaciones aparecen en incidentes de todos los tamaños, y los departamentos que los manejan bien son aquellos donde al menos una persona entiende como se ve una buena gestion de comunicaciones.

Un miembro que entiende la funcion de COML aporta valor mucho antes de que ocurra cualquier incidente grande. Puede escribir un plan de comunicaciones permanente y sencillo para los tipos de incidentes comunes de su departamento. Puede asegurarse de que las radios esten programadas de forma sensata y de que todos conozcan los nombres de los canales. Puede enseñarle al resto del departamento la disciplina de un trafico de radio claro, en lenguaje simple, y de canales de emergencia protegidos. Cuando responde un socio de ayuda mutua, es la persona que piensa en la interoperabilidad antes de que empiece la confusion, no despues.

Y cuando llega el raro incidente grande, esa persona es quien reconoce el punto de quiebre, le quita el sombrero de comunicaciones al comandante del incidente, y lo sostiene con competencia o sabe exactamente como solicitar ayuda calificada a traves del sistema regional. Ese reconocimiento por si solo, la capacidad de ver que las comunicaciones superaron el puesto de mando y actuar en consecuencia, vale mas de lo que la mayoria de los departamentos pequeños se dan cuenta. Es la diferencia entre una entrega ordenada y una escena donde nadie puede escuchar el mayday.

Pasos practicos para construir esta capacidad

No necesita un presupuesto grande ni un especialista certificado para empezar. Necesita pasos pequeños y deliberados que incorporen la funcion a los habitos de su departamento.

• Designe a un miembro con interes en comunicaciones. Elija a alguien con interes en radios y coordinacion y haga que la funcion de comunicaciones sea su area para asumir y desarrollar, aunque sea de manera informal.
• Escriba un plan de comunicaciones permanente basico. Para los tipos de incidentes comunes de su departamento, defina cual es el canal de comando, cual es el tactico, y como se maneja el trafico de emergencia. Manteng alo corto y colóquelo donde las cuadrillas puedan verlo.
• Conozca sus propias radios a la perfeccion. Asegurese de que cada miembro conozca los nombres de los canales, como cambiar de canal, y como alcanzar un canal de ayuda mutua. La confusion bajo estres normalmente se remonta a equipo poco familiar.
• Coordine con sus socios de ayuda mutua de antemano. Acuerden canales de interoperabilidad compartidos y confirmen que sus radios realmente puedan alcanzar las de ellos antes de que un incidente los obligue a resolverlo.
• Practique la entrega. Durante los simulacros, llegue deliberadamente al punto en que el comandante del incidente entrega las comunicaciones a otra persona. Haga de la entrega un movimiento normal y ensayado, no una improvisacion.
• Busque capacitacion formal cuando pueda. Contacte a su autoridad estatal de capacitacion o a su coordinador regional de interoperabilidad sobre los cursos base y especificos del puesto, y envie a su miembro interesado en comunicaciones por ese camino cuando surja la oportunidad.
• Lleve los registros. Registre quien ha completado que cursos, quien esta avanzando en un libro de tareas, y cuando vencen las actualizaciones, para que una calificacion no venza silenciosamente.

Ninguno de estos pasos requiere que sea un departamento grande. Requieren intencion. La funcion de COML no se trata realmente de un certificado en la pared. Se trata de que alguien en su departamento entienda que en un incidente que crece, las comunicaciones son un trabajo aparte, y este listo para hacer ese trabajo a la escala que el incidente exija.