Protegiendo la informacion personal al aire: que nunca se debe transmitir en claro

Asuma que siempre hay alguien escuchando

El punto de partida es simple e incomodo: a menos que su trafico este en un grupo de conversacion cifrado, trate cada transmision como publica. Esto no es una advertencia sobre un hacker poco comun. Es el estado normal de las cosas. Los escaneres para consumidores son economicos y se venden ampliamente. Las aplicaciones de celular transmiten en vivo el trafico de muchas instituciones. Los sitios web recopilan senales de voluntarios que apuntan receptores a los sistemas locales y las retransmiten a todo el mundo. Una transmision que dura tres segundos puede grabarse, reproducirse, recortarse y compartirse mucho despues de que el llamado haya terminado.

Esa audiencia no es hostil por defecto. Incluye aficionados, periodistas, vecinos, familiares que esperan noticias, y personas que simplemente encuentran interesante el trafico. Pero tambien puede incluir a la pareja distanciada de la persona que usted esta trasladando, al padre a quien un juzgado le ordeno mantenerse alejado, o a alguien que busca un motivo para acosar. Usted no puede elegir quien esta del otro lado. Por eso la disciplina debe asumir que el peor oyente posible esta presente en cada canal, todo el tiempo.

La buena noticia es que la mayor parte del trafico de radio no necesita proteccion. Los numeros de unidad, las ubicaciones generales, las instrucciones de espera, los movimientos de apparatus y los cambios rutinarios de estado son operativos y adecuados para decirse en voz alta. El problema es acotado y especifico: un grupo pequeno de categorias de informacion que, una vez pronunciadas, no pueden retirarse y pueden causar dano real. Saber exactamente cuales son esas categorias es lo que le permite a una tripulacion actuar rapido en todo lo demas.

Que no debe transmitirse en claro

La informacion sensible es mas facil de manejar cuando se pueden nombrar las categorias en voz alta. Estas son las que con mas frecuencia causan problemas cuando salen del microfono:

• Informacion protegida de salud. Diagnosticos, sintomas, medicamentos, estado de salud mental, preocupaciones por enfermedades transmisibles, embarazo, consumo de sustancias y detalles clinicos similares. El hecho de que alguien necesite una ambulancia suele ser evidente; los detalles de su condicion no son para el aire.
• Nombres completos vinculados a una circunstancia delicada. Un nombre por si solo a veces es inevitable, pero un nombre completo unido a un evento medico, una sobredosis, una retencion psiquiatrica o una acusacion penal vincula a una persona especifica con algo que no consintio transmitir.
• Direcciones de vivienda de personas protegidas. Direcciones de sobrevivientes de violencia domestica, victimas de acoso persistente, jueces, oficiales y otras personas cuya seguridad depende de que su ubicacion permanezca privada. La direccion es precisamente lo que se busca proteger.
• Cualquier situacion que involucre a un menor. Nombres, colegios, lesiones, detalles de custodia o las circunstancias de un incidente que involucre a un nino merecen la mayor precaucion y por lo general deben mantenerse totalmente fuera del aire.
• Antecedentes penales y detalles de investigacion. Arrestos previos, detalles de ordenes de captura, el rumbo de una investigacion activa, informacion de informantes, o planes tacticos que pierden su valor en el momento en que un sospechoso puede escucharlos.
• Cualquier cosa que facilite un dano o acoso. Un numero de telefono, un lugar de trabajo, un vehiculo y su ubicacion, o un patron de movimiento que le permitiria a un oyente encontrar y atacar a una persona.

Note que la mayoria de estos no son datos aislados sino combinaciones. Un primer nombre representa bajo riesgo. Un primer nombre mas una calle mas un detalle medico es un perfil completo. El habito que vale la pena construir es reconocer esas combinaciones formandose en su propia transmision y separarlas antes de que salgan al aire.

Las obligaciones detras del habito

Esto no es solo cuestion de buenos modales. Varias obligaciones que se superponen apuntan en la misma direccion, y ayuda entenderlas de manera general en lugar de citar leyes especificas.

Privacidad de la informacion de salud. Las instituciones que brindan atencion medica operan bajo obligaciones de privacidad que cubren como manejan la informacion de salud de un paciente. Esas obligaciones no desaparecen porque la informacion se diga en voz alta en lugar de escribirse. Transmitir un detalle clinico a un canal abierto es una divulgacion, y las divulgaciones son exactamente lo que regulan esas normas. Los requisitos precisos varian segun la jurisdiccion y el tipo de entidad, asi que el oficial de privacidad o el asesor legal de su institucion es la autoridad para su situacion. El principio general es duradero: comparta lo minimo necesario, y no coloque informacion protegida de salud donde personas ajenas puedan recibirla.

Politica institucional. La mayoria de las instituciones ya cuentan con politicas de comunicaciones y registros que abordan la privacidad, el profesionalismo y el uso de canales. Cuando esas politicas existen, seguirlas no es opcional, y cuando guardan silencio sobre algo de este articulo, eso es un vacio que conviene cerrar y no un permiso para transmitir libremente.

Responsabilidad profesional. Mas alla de cualquier norma especifica, existe el deber simple de cuidado que los profesionales de seguridad publica tienen con las personas a las que sirven. Un paciente en la peor hora de su vida no acepto que su crisis fuera narrada a una audiencia global. Proteger esa dignidad es parte del trabajo aun donde ninguna ley lo mencione.

Vale la pena hacer una aclaracion aqui: este articulo no cita leyes, sanciones ni cifras especificas, porque estos varian segun la region y cambian con el tiempo. Si necesita saber exactamente que aplica en su institucion, confirmelo con su propio asesor legal u oficial de privacidad. Los comportamientos descritos a continuacion son solidos sin importar cual marco normativo le rija.

Tecnicas que no requieren cifrado

El cifrado es una herramienta, y no es la primera. Mucho antes de que una institucion cambie su sistema de radio, las tripulaciones pueden proteger la informacion sensible solo con tecnica. Estos metodos no cuestan nada y funcionan hoy mismo.

• Traslade el detalle al telefono. La herramienta de privacidad mas confiable en el vehiculo es la que tiene en el bolsillo. Cuando una transmision esta a punto de contener un nombre, una condicion o una direccion que un oyente podria aprovechar, diga algo como "cambiemos a telefono" y llame directamente a la unidad receptora o al hospital. Una llamada breve mantiene el contenido sensible completamente fuera del aire.
• Use la comunicacion unidad a unidad o un canal designado seguro. Muchos sistemas tienen grupos de conversacion o canales menos monitoreados, o que su institucion ha acordado usar para pasar informacion sensible. El contacto directo unidad a unidad reduce la audiencia incluso en un sistema sin cifrar.
• Minimice los identificadores. Pregunte si la parte receptora realmente necesita el nombre o la condicion especifica en ese momento. A menudo, "un paciente, consciente, en traslado hacia su institucion" contiene todo lo que la otra unidad necesita. Los detalles pueden esperar a la llamada telefonica o al informe escrito.
• Use referencias en lugar de declaraciones. Pase un numero de servicio, un numero de incidente o una referencia de registro y deje que la otra parte consulte los datos sensibles en el sistema en lugar de escucharlos por radio.
• Acuerde los procedimientos con anticipacion. Las tecnicas solo funcionan si todos las conocen antes de la llamada. Una frase corta y acordada para decir "tengo informacion sensible, cambiemos de canal" evita la pausa incomoda donde alguien suelta el detalle porque no conocia la alternativa.

Estos habitos comparten un mismo tema. El radio sirve para coordinar la respuesta; los detalles sensibles pertenecen a un canal donde usted pueda controlar quien los recibe. Lograr que una tripulacion domine esa distincion elimina la mayor parte del riesgo sin ningun cambio de equipo.

Cuando el cifrado es la herramienta correcta

A veces la tecnica no basta, y el cifrado completo de un canal es la respuesta correcta. Las operaciones tacticas donde un sospechoso podria aprovechar el trafico escuchado, el trabajo de investigacion sensible, y los canales que llevan de forma habitual informacion protegida son candidatos frecuentes. El cifrado elimina por completo la audiencia abierta, que es exactamente lo que esas situaciones exigen.

El cifrado tambien conlleva un costo real que las instituciones deben sopesar con honestidad: la interoperabilidad. Cuando un canal esta cifrado, solo los radios configurados con las claves correctas pueden escucharlo. Eso puede complicar la ayuda mutua, ya que una institucion vecina que responda a su incidente puede no ser capaz de monitorear su grupo de conversacion cifrado. Puede retrasar la coordinacion con socios que no estan en su sistema. Tambien elimina la transparencia que algunas comunidades y periodistas valoran, lo cual es una conversacion de politica publica en si misma, no solo tecnica. Aqui mencionamos estas compensaciones en terminos generales; los detalles especificos dependen de su sistema de radio, de los canales compartidos de su region y de sus acuerdos de ayuda mutua.

La postura practica es que el cifrado y la tecnica no compiten entre si. Una institucion bien administrada usa el cifrado donde la mision lo exige y habitos disciplinados fuera del aire en todo lo demas. Cifrar un grupo de conversacion tactico no justifica transmitir la condicion de un paciente por el canal de despacho, y ser cuidadoso en el despacho no elimina la necesidad de un canal tactico protegido. Decida que canales necesitan que herramienta como una decision de politica deliberada, no por accidente.

Menores, victimas y personas protegidas

Algunas categorias merecen mencion especial porque el dano de manejarlas mal es grave y a menudo permanente.

Menores. Cualquier cosa que identifique a un nino, sus lesiones, su colegio, o las circunstancias de un incidente que lo involucre debe tratarse por defecto como algo que no sale al aire. Los ninos no pueden dar su consentimiento, no pueden protegerse de un oyente, y las consecuencias de la exposicion pueden acompanarlos durante anos. Cuando deba coordinar sobre un menor, coordine por telefono.

Situaciones de violencia domestica y acoso persistente. La ubicacion de un sobreviviente suele ser exactamente lo que un agresor intenta averiguar. Transmitir una direccion, la ubicacion de un refugio, o los movimientos de un sobreviviente puede facilitar directamente un ataque. Trate estas ubicaciones como informacion protegida y transmitalas de forma privada.

Personas protegidas. Algunas personas tienen razones legales o de seguridad especificas para que su direccion y sus movimientos permanezcan confidenciales. Es posible que su institucion no siempre sepa quien pertenece a esta categoria, lo cual es una razon adicional para mantener por defecto la cautela: minimice los identificadores para todos en lugar de intentar recordar quien es especial.

Llamados de salud conductual y mental. Una crisis psiquiatrica es informacion protegida de salud y tambien un momento de profunda vulnerabilidad. La persona puede ser un vecino, un companero de trabajo, o un miembro de su propia comunidad que seguira viviendo alli la proxima semana. Nombrarla a ella y a su crisis en un canal abierto es un dano duradero que se suma a la emergencia misma.

Incorporarlo en la capacitacion y las politicas

Nada de esto se sostiene sin estructura. El buen juicio individual es real pero no es un sistema, y falla en la noche agitada cuando todos estan cansados. El habito debe vivir en una politica escrita y en capacitacion repetida.

• Redacte la lista de lo que no se debe transmitir dentro de la politica. Hagala corta, concreta y especifica a las categorias que su institucion realmente enfrenta. Una politica que nadie puede recitar es una politica que nadie sigue.
• Ensene las alternativas junto con las prohibiciones. Decirle a las tripulaciones que no digan algo sin darles una alternativa rapida y sencilla solo genera duda. Cada prohibicion debe ir acompanada de una tecnica: cambiar a telefono, usar comunicacion unidad a unidad, pasar un numero de referencia.
• Ensaye en escenarios. Incorpore el traspaso fuera del aire en sus simulacros habituales para que se convierta en memoria muscular. Los miembros nuevos especialmente necesitan verlo modelado por tripulaciones con mas experiencia.
• Revise el trafico grabado de forma constructiva. Dado que su trafico probablemente ya se graba, revisar de vez en cuando, sin caracter punitivo, como se manejaron los llamados sensibles saca a la luz malos habitos antes de que se conviertan en incidentes. Mantenga el tono de acompanamiento, no de disciplina, o la gente deja de aprender.
• Asigne un responsable. Un administrador de radio, oficial de capacitacion, u oficial de privacidad debe hacerse cargo del estandar, mantenerlo actualizado y resolver los casos especiales. Una politica sin responsable se desactualiza.
• Incluyalo en la induccion de cada miembro nuevo. La privacidad de las comunicaciones pertenece a la orientacion inicial, no a un documento que alguien descubre un ano despues.

El objetivo es una cultura donde recurrir al telefono con un detalle sensible sea tan normal como ponerse el cinturon de seguridad. Esa cultura se construye mediante repeticion y modelaje, no mediante un solo memorando.

Guia rapida y lista de lo que no se debe transmitir

Reuniendo todo, aqui esta la version corta y practica. Cuando active el microfono, hagase una sola pregunta: ¿podria un desconocido usar lo que estoy a punto de decir para identificar, ubicar o danar a alguien? Si la respuesta es si, saquelo del aire. Coordine la respuesta por radio; transmita los detalles sensibles por telefono o un canal protegido; minimice los identificadores en todo momento; y confirme con la politica propia de su institucion y con su asesor legal los requisitos que le son especificamente vinculantes.

La lista de lo que no se debe transmitir, en terminos sencillos:

• Diagnosticos, sintomas, medicamentos y detalles de salud mental o consumo de sustancias
• Preocupaciones por enfermedades transmisibles y estado de embarazo
• Nombres completos vinculados a una circunstancia medica, psiquiatrica o penal
• Direcciones de vivienda de sobrevivientes de violencia domestica, victimas de acoso persistente y otras personas protegidas
• Nombres, colegios, lesiones o circunstancias que involucren a un menor
• Antecedentes penales, detalles de ordenes de captura, informacion de informantes, y detalles activos de investigacion o tacticos
• Numeros de telefono, lugares de trabajo y patrones de movimiento que permitirian a un oyente encontrar a alguien
• Dos o mas identificadores que juntos apunten a una persona especifica

Cuando surja cualquiera de estos, el movimiento es el mismo: diga lo minimo por radio, y luego cambie a telefono o a un canal seguro para el resto. Es un habito pequeno que evita un tipo de dano grande y permanente.