Como armar una reserva de radios para incidentes grandes y ayuda mutua

Que es una reserva de radios y por que importa

Una reserva de radios es un conjunto almacenado y listo de radios portatiles programados, junto con las baterias de repuesto, cargadores y accesorios que mantienen esos radios utiles durante la duracion de un incidente. No es lo mismo que los radios de asignacion diaria, ni es un cajon de unidades danadas que nadie quiso botar. Es una reserva deliberada, mantenida a proposito, para que cuando la demanda se dispare usted pueda entregar un radio que funcione a una persona que no tiene uno.

La razon por la que esto importa se reduce a un simple desajuste. Su cantidad normal de radios esta calculada para un dia normal. Un incidente grande no respeta ese numero. Las unidades de ayuda mutua llegan con sus propios sistemas, que pueden o no alcanzar a su central de despacho. El personal fuera de servicio es llamado y se presenta sin equipo. Roles de apoyo que nunca llevan un radio en una llamada de rutina de repente necesitan escuchar el trafico. La planeacion de interoperabilidad lleva anos senalando que la falla rara vez esta en los radios mismos; esta en que las personas correctas no pueden comunicarse en un canal comun en el momento en que cuenta. Una reserva es una de las pocas cosas que un solo departamento puede construir por su cuenta para cerrar esa brecha.

La reserva tambien le da tiempo y sencillez bajo presion. La mitad de un incidente que se agrava es el peor momento posible para estar programando radios, buscando baterias o explicando planes de canales. Si ese trabajo se hace con anticipacion, el comandante del incidente puede pensar en el incidente en lugar de la logistica de comunicaciones.

Que debe incluir la reserva

Una reserva es mas que una pila de radios. Es un kit pequeno que debe funcionar sin ayuda de su taller o su bodega habitual, porque a menudo se desplegara a un lugar que no tiene ninguno de los dos. Planee el contenido de manera que la persona que llega no necesite nada mas para salir al aire.

• Radios portatiles, preprogramados. Cada unidad cargada con los canales que una unidad externa probablemente necesite: su despacho principal y los canales de frente de fuego o tacticos, mas los canales de interoperabilidad compartidos que su region ha designado para uso entre agencias. Marque cada radio con un numero unico para poder rastrearlo.
• Baterias y cargadores. Al menos una bateria de repuesto por radio, y suficiente capacidad de carga para mantener toda la reserva cargada entre usos y durante un incidente largo. Un banco de carga multiple o varios cargadores individuales valen la inversion. Los radios sin baterias cargadas son solo adornos.
• Microfonos con altavoz. Un microfono con altavoz remoto sujeto al hombro es mucho mas util debajo de un chaquetón, con viento o con guantes que un radio guardado en el cinturon. Incluya uno por radio cuando sea posible.
• Un plan de canales y una tarjeta de inicio rapido. Una tarjeta plastificada que enumere las posiciones de los canales en lenguaje sencillo: que es el canal uno, que es el canal dos, y cuando usar cada uno. Alguien que nunca haya tocado sus radios debe poder leer la tarjeta y empezar a comunicarse.
• Una bitacora de despliegue o planilla de entrega. En papel o digital, el registro de que radio numerado se entrego a que persona. Este es su base de control y su herramienta de recuperacion.
• Documentacion. La version del archivo de programacion, la ultima fecha de prueba, el registro de rotacion de baterias y los datos de contacto de quien mantiene la reserva. Guarde una copia en el estuche y otra fuera del sitio.
• Un estuche resistente. Un maletin rigido con espuma cortada a la medida protege los radios, mantiene los accesorios juntos y deja ver de inmediato si falta algo.

Programacion para uso inmediato

Todo el valor de una reserva se pierde si una unidad que llega tiene que averiguar como funcionan los radios. El objetivo de la programacion es que una persona que nunca haya sostenido uno de sus equipos pueda tomarlo, girar la perilla a una posicion conocida y hacerse entender. Eso exige disciplina en como construye el archivo de programacion.

Mantenga la disposicion de canales sencilla y consistente en todos los radios de la reserva. Los canales mas usados deben ir en las posiciones mas bajas y faciles. Si su tarjeta de inicio rapido dice que el canal uno es el despacho y el canal dos es el frente de fuego, cada radio del estuche debe coincidir exactamente con esa tarjeta. Las disposiciones mixtas dentro de una reserva son una fuente segura de confusion en el peor momento.

Programe los canales de interoperabilidad compartidos que su region ha acordado usar, y programelos con los mismos nombres y en las mismas posiciones que usan las agencias vecinas, de modo que una unidad de ayuda mutua los reconozca. Aqui es donde una convencion regional de nombres de canales demuestra su valor. Si todos dentro del alcance de sus fronteras usan los mismos nombres para los canales comunes, un radio prestado se siente familiar en lugar de extrano.

Considere si algunos radios de la reserva deben estar mas restringidos que otros. Un radio entregado a un voluntario de apoyo sin entrenamiento podria limitarse a un solo canal de escucha para que no transmita por accidente en un canal tactico. Un radio entregado a un oficial de compania necesita el conjunto tactico completo. Puede construir ambas configuraciones y marcarlas con claridad para que la correcta llegue a la persona correcta.

Por ultimo, mantenga el archivo maestro de programacion bajo control de versiones y escriba la version en la tarjeta de documentacion. Cuando un canal cambia a nivel regional, usted necesita saber de un vistazo cuales radios estan actualizados y cuales no.

Mantenimiento de la reserva

Una reserva es una promesa que usted le hace a su futuro yo, y una reserva sin mantenimiento rompe esa promesa en silencio. Los radios se quedan en el estuche con buen aspecto mientras las baterias pierden carga, la programacion se atrasa y una o dos unidades desaparecen sin que nadie lo note. El mantenimiento es lo que mantiene honesta esa promesa, y es un trabajo poco vistoso que debe hacerse con un calendario fijo.

• Rotacion de baterias. Las baterias recargables pierden capacidad si permanecen totalmente descargadas o siempre al maximo. Establezca un ciclo de rotacion para que las baterias se usen y se revise su estado. Reemplace cualquier bateria que ya no mantenga una carga util, y registre cuando cada bateria entro en servicio para poder retirarla por antiguedad.
• Actualizaciones de programacion. Cuando su plan de canales o un canal regional de interoperabilidad cambie, todos los radios de la reserva deben reprogramarse y la version de la documentacion debe actualizarse. Una reserva llena de canales del ano pasado es una trampa.
• Inventario. Cuente los radios, baterias, cargadores, microfonos y tarjetas en un ciclo regular y despues de cada despliegue. El estuche con espuma cortada a la medida ayuda aqui porque un espacio vacio se nota. Registre el conteo para poder demostrar que la reserva esta completa.
• Pruebas. En cada ciclo, encienda todos los radios, confirme la bateria y haga una prueba real de transmision y recepcion en los canales principales. Anote cualquier falla y retire esas unidades para reparacion.

Asigne el mantenimiento a una persona o rol especifico, no al departamento en general. Una reserva que es responsabilidad de todos no es responsabilidad de nadie. Ponga el calendario en un lugar visible, atelo a un recordatorio recurrente y guarde los registros donde un jefe o un auditor pueda encontrarlos.

Despliegue y control

El momento en que se abre la reserva es el momento en que empieza el control. Los radios son valiosos, es facil guardarselos en un bolsillo, y en el caos de un incidente grande se dispersan. Sin un sistema, terminara el incidente con varias unidades faltantes y sin idea de a donde fueron. La solucion es un proceso sencillo y disciplinado de entrega y recuperacion que se aplique todas las veces, incluso cuando parezca que no hay tiempo para eso.

Entregue cada radio por su numero unico y anote quien lo recibio. El nombre, la unidad o el rol de una persona junto al numero del radio es suficiente. Puede ser una tabla con sujetapapeles en la reserva, un formulario en una tableta, o un espacio en el tablero de control del incidente, pero debe registrarse en el momento en que el radio sale, no reconstruirse despues de memoria.

Durante el incidente, la bitacora de despliegue le indica al lider de comunicaciones quien es localizable y en que canal. Si alguien no responde, la bitacora muestra que radio numerado lleva esa persona para que pueda diagnosticar la unidad correcta. Tambien alimenta el control en un sentido mas amplio: un radio firmado a nombre de una persona es una confirmacion mas de donde esta asignada esa persona.

La recuperacion es la mitad que se suele omitir, y omitirla sale caro. A medida que las unidades se desmovilizan, recoja los radios contra la misma bitacora, marque cada numero y revise la unidad al recibirla. Un radio devuelto con la bateria descargada o la antena rota debe marcarse para servicio antes de volver al estuche, o su proximo despliegue heredara una unidad danada. Concilie la bitacora antes de cerrar el estuche. Cualquier radio que siga firmado como entregado es un radio que hay que rastrear mientras el rastro sigue fresco.

Reservas regionales y compartidas

No todos los departamentos pueden costear una reserva grande por su cuenta, y no todos los incidentes la necesitan cada semana. Ese es el caso para construir reservas a nivel regional o compartirlas entre agencias vecinas. En lugar de que cinco departamentos compren cada uno un puñado de radios que en su mayoria quedan sin usar, una region puede juntar recursos en una reserva mas grande y mejor mantenida que cualquier miembro pueda solicitar.

Compartir plantea preguntas que deben resolverse antes de un incidente, por escrito. Quien es dueno de la reserva y quien la mantiene. Como la solicita una agencia miembro y con que rapidez puede llegar. Quien la programa y con que plan de canales. Como se rastrean los radios cuando cruzan limites entre agencias, y quien responde si una unidad se dana o se pierde. Esto debe quedar en un acuerdo de ayuda mutua o en un anexo de comunicaciones junto con sus arreglos existentes de ayuda automatica y mutua, de modo que solicitar la reserva sea un procedimiento conocido y no un favor que se negocia por telefono a las dos de la manana.

Una reserva compartida tambien refuerza el argumento a favor de nombres de canales comunes. Si la reserva regional esta programada con los canales de interoperabilidad que usan todos los miembros, entonces un radio prestado se comporta igual sin importar que departamento lleve el incidente. Esa consistencia es gran parte del sentido. La reserva no es solo radios adicionales; es un conjunto de radios que todos en la region ya saben usar.

Las reservas mas grandes pueden estar en una ubicacion central, una instalacion compartida, o con la agencia mejor posicionada para almacenarlas y mantenerlas. La eleccion del lugar de almacenamiento importa menos que dos cosas: que la reserva se mantenga con el mismo estandar que aplicaria un solo departamento, y que cada agencia miembro sepa exactamente como ponerla en marcha.

Un plan inicial para un departamento pequeno

Un departamento pequeno no necesita una bodega llena de radios para empezar. Necesita una reserva modesta y honesta que en realidad pueda mantener lista. Empiece con el escenario que mas le preocupa, dimensione en funcion de ese y crezca segun lo permita el presupuesto.

• Empiece con un puñado de radios. Incluso una reserva pequena, suficiente para equipar a una compania de ayuda mutua o a un grupo de personal de apoyo, cambia lo que puede hacer en un dia dificil. Una reserva que existe y funciona vale mas que una grande que siempre planea construir.
• Programelos con un plan sencillo y documentado. Despacho, frente de fuego o tactico, y los canales regionales de interoperabilidad, en posiciones fijas, con una tarjeta plastificada de inicio rapido en el estuche.
• Compre primero las baterias y la carga, luego los extras. Un radio con una bateria de repuesto cargada vale mas que dos radios compartiendo una bateria a punto de agotarse. Resuelva bien el tema de la energia antes de ampliar la cantidad de radios.
• Asigne un responsable. Nombre a la persona encargada de la rotacion de baterias, la programacion, el inventario y las pruebas, y ponga el calendario en un recordatorio recurrente.
• Use una planilla de entrega desde el primer dia. Incluso tres radios pueden desaparecer. Empiece el habito de control mientras la reserva es pequena y crecera con usted.
• Hable con sus vecinos. Antes de que la reserva pequena se le quede corta, plantee la idea de una reserva compartida o regional. Puede encontrar socios que ya estaban pensando lo mismo.

El objetivo no es la perfeccion desde el primer intento. Es una reserva que sea real, este lista y sea confiable, para que la primera vez que la abra bajo presion, haga exactamente lo que usted construyo para que hiciera.

Lista de verificacion de la reserva de radios

Use esto como lista de construccion y mantenimiento. Recorrala una vez para armar la reserva, y despues vuelva a los puntos de mantenimiento segun el calendario.

• Tamano de la reserva elegido a partir de un escenario real del peor caso, no de un numero redondo
• Radios numerados y marcados de forma unica
• Todos los radios programados con la misma disposicion de canales, con despacho y tactico en posiciones bajas fijas
• Canales regionales de interoperabilidad programados con nombres y posiciones comunes
• Al menos una bateria de repuesto por radio
• Capacidad de carga para toda la reserva mas un incidente largo
• Microfono con altavoz por radio cuando sea posible
• Tarjeta plastificada de inicio rapido de canales en el estuche
• Bitacora de entrega o planilla de control en el estuche
• Documentacion: version de programacion, ultima fecha de prueba, contacto del responsable de mantenimiento, copia fuera del sitio
• Estuche resistente con espuma cortada a la medida para que los espacios vacios se noten
• Responsable designado a cargo del mantenimiento
• Ciclo de rotacion de baterias programado y registrado
• Proceso de actualizacion de programacion ligado a los cambios del plan de canales
• Conteo de inventario con calendario fijo y despues de cada despliegue
• Prueba de transmision y recepcion en cada ciclo, no solo encendido
• Proceso de entrega y recuperacion practicado, con conciliacion antes de cerrar el estuche
• Acuerdo compartido o regional por escrito si la reserva se comparte entre agencias