Compra de sistemas de radio: que buscar mas alla de la ficha tecnica

El precio de lista es el numero mas pequeno que pagara

Lo primero que hay que entender sobre una propuesta de radio es que la cifra principal esta deliberadamente incompleta. Es el precio para lograr que usted firme. El costo real esta en los anos siguientes, y una buena parte de el no aparece en la pagina que le entregaron. Antes de comparar dos propuestas dolar por dolar, tiene que reconstruir lo que cada una realmente cuesta durante toda su vida util, porque el proveedor con el precio de lista mas bajo suele ser el que movio la mayor cantidad de costo a la columna recurrente, donde es mas dificil de ver.

Construya un panorama de costo total de propiedad que cubra al menos diez anos, y de preferencia que coincida con la vida util esperada de la infraestructura. Como minimo, tenga en cuenta estas partidas, las mencione o no la propuesta:

• La infraestructura en si: equipo central, electronica de sitio, antenas y el trabajo fisico de instalacion y puesta en marcha.
• Los equipos terminales, es decir, cada radio portatil y cada radio movil, mas repuestos, baterias, cargadores y los accesorios que realmente necesitan los equipos para trabajar.
• Mano de obra de programacion y reprogramacion, que se repite cada vez que cambian sus grupos de conversacion, su flota o un sistema vecino.
• Acuerdos anuales de servicio y soporte, que con frecuencia estan estructurados para escalar.
• Garantia de software o suscripciones por funcion, tratadas con mas detalle mas adelante y en nuestro articulo complementario sobre costos recurrentes.
• Costos de sitio que quizas no controla directamente: arrendamiento de torres, conectividad de enlace troncal, energia y mantenimiento de plantas electricas.
• Capacitacion, tanto en el momento de la puesta en marcha como para cada nuevo integrante despues.
• La eventual renovacion tecnologica, porque nada de esta lista dura para siempre.

Cuando compara dos propuestas de esta manera, la comparacion suele invertirse. Sea honesto sobre sus incentivos como comprador, y sea honesto sobre los del vendedor. El negocio de un proveedor esta mas sano cuando obtiene ingresos predecibles de usted cada ano, no cuando le entrega un sistema y se retira. Eso no es un escandalo, es simplemente la forma en que funciona la industria, y esa misma forma es exactamente la razon por la que usted debe modelar las partidas recurrentes por su cuenta, en lugar de confiar en que el precio de lista cuenta toda la historia.

Cobertura: exija un estudio real, no un mapa de colores

La cobertura es donde la brecha entre la presentacion de ventas y la realidad es mas amplia, y tambien es la que puede lastimar a los equipos. Una radio que no funciona en la escalera trasera de una tienda grande, en el sotano de un estacionamiento o en la zona muerta al otro lado del condado no es una herramienta de comunicacion, es un riesgo con bateria. No se puede evaluar la cobertura a partir de un mapa vistoso, y debe desconfiar de cualquier propuesta que ofrezca uno como prueba.

Lo que necesita es un estudio de cobertura predictivo construido para su geografia real, seguido de una garantia de cobertura contractual que pueda hacer valer. Son dos cosas distintas y necesita ambas. El estudio es la promesa. La garantia es lo que ocurre cuando la promesa se rompe.

Cuando lea una afirmacion de cobertura, haga que salgan a la superficie estas preguntas:

• Que nivel de senal se esta garantizando, y se mide para una radio portatil llevada en el cuerpo, no para una radio movil montada en un camion con antena en el techo? La diferencia es enorme y los proveedores saben que numero se ve mejor.
• La garantia es para cobertura al aire libre, o incluye la penetracion dentro de edificios? Las estructuras matan la senal, y sus peores incidentes ocurren dentro de ellas.
• Para que porcentaje de su area de servicio, y para que porcentaje del tiempo, esta redactada la garantia? Una promesa de cobertura en la mayor parte del area la mayor parte del tiempo aun puede dejar una escalera especifica sin senal en una noche especifica y mala.
• Como se verificara la cobertura despues de la instalacion, quien paga esa prueba de aceptacion, y cual es el remedio si falla? Consiga el remedio en el contrato antes de firmar, no despues de que los equipos empiecen a reportar zonas muertas.

Insista en que la prueba de aceptacion use una metodologia documentada, en vehiculo y a pie, sobre una cuadricula definida, con un umbral de aprobacion acordado de antemano. Si el proveedor confia en el diseno, no dudara ante una prueba de aceptacion rigurosa, porque espera aprobarla. La resistencia a un estandar de aceptacion firme es en si misma un dato revelador.

Cumplimiento de normas e interoperabilidad verdadera

La interoperabilidad es la razon mas importante por la que existen las normas de radio para seguridad publica, y tambien es el area donde el lenguaje de marketing es mas laxo. El conjunto de normas abiertas relevante para la radio movil terrestre en seguridad publica es P25, definido bajo la familia de normas TIA-102. El proposito de P25 es que equipos de distintos fabricantes puedan trabajar juntos en el mismo sistema y entre sistemas vecinos, de modo que cuando un incidente grande convoque ayuda mutua, todos puedan comunicarse.

La trampa es la frase "compatible con P25", que no es lo mismo que "conforme a P25", que a su vez no es lo mismo que verificado de forma independiente. Una manera responsable de comprobar esto ultimo es buscar evidencia de pruebas bajo el Programa de Evaluacion de Cumplimiento P25, el proceso estandarizado para confirmar que el equipo cumple con los requisitos publicados e interopera segun se afirma. Pida la documentacion real de cumplimiento. No acepte un logotipo en un folleto como prueba.

El cumplimiento de normas lo protege en dos direcciones a la vez. Protege su ayuda mutua, porque un sistema conforme habla el mismo idioma que sus vecinos aunque hayan comprado a un proveedor distinto. Y protege su presupuesto, porque un sistema genuinamente abierto y basado en normas significa que su proxima compra de radios terminales no queda automaticamente atada a un solo fabricante. Un proveedor se beneficia cuando sus funciones se desvian silenciosamente fuera de la norma, porque las funciones propietarias son la forma mas fuerte de dependencia que existe. Su trabajo es mantener las funciones esenciales del lado de la norma.

Dos puntos practicos anteriores a esta compra pero que la siguen condicionando. Primero, los requisitos de reduccion de ancho de banda reformaron el panorama de VHF y UHF hace anos, y cualquier equipo que compre debe operar dentro de las reglas actuales de ancho de banda de canal. Segundo, lo que compre debe coexistir con los planes de interoperabilidad regionales y estatales de los que dependen sus socios de ayuda mutua. Involucre desde temprano en su evaluacion a las personas que administran esos sistemas regionales. Le diran en diez minutos sobre problemas de compatibilidad que a un proveedor le tomaria un ano admitir.

La trampa de las licencias por funcion

Hay un patron que atrapa a los departamentos una y otra vez. La demostracion muestra un sistema que lo hace todo: cifrado, rastreo de ubicacion, manejo avanzado de llamadas, programacion por aire, funciones de texto y datos, el paquete completo. Lo que no siempre se dice en voz alta es que una parte importante de esas capacidades no esta incluida en el precio base. Son funciones licenciadas, y la licencia puede ser por radio, por ano, o ambas cosas.

El equipo que tiene en sus manos con frecuencia es capaz de mucho mas de lo que esta autorizado a hacer. Puede que tenga una radio con cifrado integrado en el chip, inutilizable hasta que pague para desbloquearlo, y pagadero de nuevo por cada unidad. Funciones que usted asumio que venian incluidas pueden resultar ser una partida recurrente que crece cada vez que agrega una radio a la flota. Esto esta estrechamente relacionado con el tema de las suscripciones, y como merece un tratamiento completo aparte, cubrimos la mecanica de las suscripciones y el licenciamiento de funciones en un articulo complementario; aqui el punto es mas puntual: no puede evaluar una propuesta hasta que sepa que capacidades son permanentes y cuales son alquiladas.

Antes de firmar, elabore una lista sencilla de dos columnas. En un lado, cada funcion que viene con el equipo y sigue siendo suya durante toda la vida util de la radio. En el otro, cada funcion que requiere una licencia continua, con el costo por unidad y los terminos de renovacion. Luego haga las preguntas que los proveedores preferirian que usted no hiciera:

• Si dejo de pagar la tarifa anual de software o de funciones, que deja de funcionar, y la radio conserva su funcion basica de voz o se degrada aun mas?
• El cifrado es una compra unica o una licencia recurrente, y la licencia viaja con la radio o vence?
• Cuando agregue radios en el ano tres, las unidades nuevas cuestan la misma tarifa por funcion, o el precio cambia una vez que ya estoy comprometido?
• Hay funciones en este equipo que estan deshabilitadas hoy y pueden habilitarse despues, y cuanto costaran cuando las necesite?

Mantenimiento, ciclo de vida y el ciclo de reemplazo de radios portatiles

Un sistema de radio tiene dos relojes corriendo a velocidades distintas. El reloj de la infraestructura es lento, medido en una decada o mas antes de una renovacion tecnologica importante. El reloj de las radios terminales es mas rapido. Las radios portatiles y moviles reciben maltrato, e incluso las que sobreviven al maltrato eventualmente salen de la lista de soporte del fabricante. Cuando un modelo de radio terminal llega al final de su vida util, las piezas de repuesto se agotan, las actualizaciones de software se detienen, y llega el dia en que una radio averiada no puede repararse a ningun precio. Ese dia llega, haya o no presupuestado para el.

Planifique el ciclo de reemplazo de radios terminales desde el inicio, y planifiquelo como un programa continuo en lugar de un unico ano catastrofico donde todas las radios llegan al final de su vida util al mismo tiempo. Pida al proveedor, por escrito, la vida util de soporte esperada de los modelos especificos de radio terminal que esta comprando, y pregunte con cuanta anticipacion le avisaran antes de que un modelo se declare fuera de vida util. Luego reserve dinero cada ano para que el reemplazo sea un gasto programado, no una emergencia.

En cuanto al mantenimiento, entienda exactamente que cubre el acuerdo de servicio y que excluye:

• El acuerdo cubre solo la infraestructura, o tambien la reparacion de radios terminales, y cual es el tiempo de respuesta para una radio portatil averiada?
• Las actualizaciones de software y los parches de seguridad estan incluidos, o son una partida aparte, y por cuanto tiempo se dara soporte a esta generacion de software?
• Cual es el tiempo de respuesta garantizado si un sitio se cae, y cual es la penalidad si el proveedor no lo cumple?
• Sus propios tecnicos pueden capacitarse y autorizarse para hacer trabajo rutinario, o cada tarea queda encerrada detras de una visita de servicio que usted paga?

La respuesta a esa ultima pregunta le dice mucho sobre la relacion que esta iniciando. Un proveedor seguro de su producto suele estar comodo dejando que usted haga mantenimiento basico. Un proveedor cuyos ingresos dependen de las visitas de servicio suele asegurarse de que usted no pueda.

Migracion y compatibilidad con equipos anteriores

Casi nunca esta comprando sobre un terreno vacio. Tiene radios en servicio hoy, socios de ayuda mutua en sus propios sistemas y una ventana de transicion durante la cual el sistema antiguo y el nuevo tienen que funcionar al mismo tiempo, porque no puede sacar a sus equipos del aire para accionar un interruptor. La migracion es donde los buenos disenos tecnicos se encuentran con la mala realidad operativa, y merece tanto escrutinio como el estudio de cobertura.

Pregunte como ocurre en realidad la transicion sobre el terreno. Se pueden reprogramar las radios existentes para operar en el nuevo sistema durante un periodo de transicion, o cada unidad debe reemplazarse antes de que el nuevo sistema entre en operacion? Una migracion por fases que permita mover estaciones o divisiones en etapas es mucho mas segura que un cambio abrupto, y mucho mas benevola con el presupuesto, porque distribuye el reemplazo de radios terminales en mas de un ano fiscal.

La compatibilidad con equipos anteriores de sus vecinos importa tanto como la compatibilidad con su propio equipo antiguo. Si un socio de ayuda mutua esta una generacion atras, o esta planificando su propia actualizacion en un cronograma distinto, el nuevo sistema aun tiene que comunicarse con ellos en la escena del incidente. El cumplimiento de normas es lo que hace esto posible, una razon mas para mantenerse firme en la conformidad genuina con las normas en lugar de aceptar atajos propietarios que funcionan de maravilla hasta el momento en que un equipo externo transmite en su escena de incendio.

Terminos de contrato: propiedad, escalamiento y la salida

El contrato es donde el trato realmente se cierra, y es la parte con mas probabilidad de leerse por encima porque es densa y poco atractiva. Vaya despacio aqui. Unas pocas clausulas determinaran si esta compra se convierte en un activo estable o en un desangre financiero lento.

Primero, propiedad frente a suscripcion. Esta comprando equipo que sera suyo, o esta entrando en un arreglo donde en la practica esta alquilando la capacidad mientras siga pagando? Ninguna opcion es automaticamente incorrecta, pero son compromisos radicalmente distintos, y la diferencia debe nombrarse con claridad antes de firmar, no descubrirse en el ano cuatro. Si alguna parte del sistema es por suscripcion, entienda con precision que posee de forma definitiva y que se esfuma el dia en que se detengan los pagos.

Segundo, el escalamiento. Las tarifas recurrentes con frecuencia incluyen un aumento anual, y si ese aumento no tiene tope o esta atado a un indice vago, su partida presupuestal predecible se convierte silenciosamente en una impredecible. Negocie un tope firme al escalamiento anual, expresado como un porcentaje fijo, durante todo el plazo. Esta unica clausula protege mas de su presupuesto futuro que casi cualquier otra cosa en el documento.

Este atento tambien a lo siguiente:

• Proteccion de precio en futuras compras de radios terminales y accesorios, para que las unidades que agregue mas adelante no tengan un precio distinto una vez que ya esta comprometido.
• Terminos claros sobre lo que ocurre al final del acuerdo, incluyendo si el sistema sigue funcionando y cuanto costara realmente una renovacion.
• Propiedad de los datos y de la configuracion, para que la estructura de sus grupos de conversacion, su programacion y sus registros le pertenezcan y sean portables si alguna vez cambia de proveedor.
• Remedios de desempeno definidos, para que una garantia de cobertura o un tiempo de respuesta incumplido tenga una consecuencia que el proveedor realmente sienta.

Referencias, visitas a sitios y las preguntas que esperan que usted omita

Cada proveedor le entregara una lista de referencias satisfechas. Tomela, y luego vaya mas alla. Las referencias de la lista fueron elegidas porque diran cosas agradables. El departamento con el que realmente quiere hablar es uno que ha convivido con el sistema durante cinco o seis anos, el tiempo suficiente para que la luna de miel termine y la verdadera relacion de soporte se muestre tal cual es.

Busque departamentos similares al suyo en tamano, con geografia y equipo similares, y llameles esten o no en la lista. Pregunte a un coordinador regional de interoperabilidad de quien escucha quejas. Cuando visite un sitio de referencia, no se limite a observar una demostracion preparada. Pida ver el sistema en un dia comun, y hagales estas preguntas a las personas que lo usan, no a las que lo vendieron:

• Que se dano que no esperaban, y cuanto tardo en repararse?
• Cuanto costo el segundo y el tercer ano en comparacion con lo que les cotizaron al firmar?
• Que funciones asumieron que estaban incluidas y resultaron ser licenciadas?
• Como se sostuvo la cobertura en los edificios y el terreno que mas les preocupaban?
• Si volvieran a hacerlo, que pondrian en el contrato que dejaron por fuera?

Esa ultima pregunta es la mas valiosa que puede hacer, porque la respuesta es una lista gratuita de los errores que usted esta a punto de tener la oportunidad de evitar. Anote lo que escuche y llevelo directo a su propia negociacion. El proposito de todo esto no es tratar a los proveedores como adversarios. Muchos de ellos construyen buenos sistemas y responden por ellos. El punto es que usted y el proveedor tienen incentivos distintos, ambos legitimos, y la unica manera de cerrar un trato que sirva a sus equipos durante los proximos quince anos es hacer la tarea que la ficha tecnica fue disenada para hacerle sentir que podia omitir.